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JUN
2017

Aspectos a tener en cuenta para la aprobación de las cuentas anuales del ejercicio 2016

Le recordamos que, para todas aquellas sociedades cuyo cierre de ejercicio social coincide con el año natural (31 de diciembre), el plazo para la formulación de las Cuentas Anuales por los administradores de las sociedades, correspondientes al ejercicio social cerrado a 31 de diciembre de 2016, finalizó el pasado día 31 de marzo de 2017, y el plazo para la aprobación de aquellas Cuentas Anuales por la Junta General de Socios/Accionistas de las mismas finalizará, con carácter general, el próximo día 30 de junio de 2017. Además en el mes siguiente a la celebración de la Junta General se tienen que depositar las Cuentas Anuales 2016 en el Registro Mercantil (máximo hasta el día 30 de julio de 2017).

En ese caso, le adjuntamos una serie de consejos/advertencias a tener en cuenta para la correcta celebración de la misma:

a) Verificar que la Junta esté debidamente convocada: Recuerden que el plazo mínimo que debe existir entre la fecha de publicación del anuncio de convocatoria y la  fecha prevista para la celebración de la Junta es de 1 mes para las Sociedades Anónimas y de 15 días para las Sociedades Limitadas, (tal y como ya les informamos en nuestra página web). Por ese motivo, no entraremos a detallar los requisitos que debe cumplir dicha convocatoria, limitándonos simplemente a recordarles que, en caso que la convocatoria no cumpla con las menciones y/o requisitos legales y estatutarios, la misma será nula comportando, así, la nulidad de la Junta y de los acuerdos adoptados en la misma (salvo que finalmente, la Junta se declare con carácter de Universal estando presente el 100% del capital social).

También, deberemos tener preparados desde la convocatoria todos los documentos que han de ser sometidos a la citada aprobación dado que cualquier socio o accionista está facultado para solicitarlos. A su vez, en las Sociedades de Responsabilidad Limitada, salvo disposición contraria de los estatutos, el socio o socios que representen al menos el 5% del capital están también facultados para examinar en el domicilio social (por sí solos o en unión de experto contable), los documentos que sirvan de soporte y de antecedente de las cuentas anuales desde la citada fecha de convocatoria.

b) Asuntos a tratar en la Junta: Únicamente podrán tratarse aquellos asuntos debidamente incluidos en el Orden del Día de la convocatoria. No obstante, en el supuesto que la Junta sea Universal, se podrán tratar todos los asuntos que deseen los socios.

De esta manera y partiendo de la base que la finalidad de la Junta sea la de aprobación de las cuentas anuales, los puntos fijos a tratar serían: 1) Aprobar las cuentas anuales del ejercicio anterior, 2) resolución sobre la aplicación del resultado y 3) aprobar, en lo menester, la gestión del Órgano de administración durante el citado ejercicio.

c) Solicitud de complemento de convocatoria: En las Sociedades Anónimas, téngase en consideración que los accionistas que representen al menos el 5% del capital social podrán haber solicitado, dentro de los 5 días siguientes a la publicación de la convocatoria, un complemento a la misma incluyendo más puntos a tratar en la Junta General. Dicho complemento deberá publicarse con 15 días de antelación a la fecha fijada para la Junta. En caso contrario, será causa de nulidad de la reunión

d) Respecto al derecho de información que asiste a los Socios: En las S.L todos los socios tienen derecho a solicitar a los administradores (ya sea por escrito antes de la celebración de la Junta o verbalmente durante la misma) la información que consideren oportuna acerca de los asuntos comprendidos en el orden del día. Los administradores estarán obligados a facilitarla salvo que consideren que con dicha difusión pueda perjudicarse el interés social. No obstante lo anterior, no podrán negarse a facilitar la información solicitada cuando la petición provenga de socios que representen al menos el 25% del capital social.

En el caso de las S.A, los accionistas podrán solicitar a los administradores dicha información o formular por escrito las preguntas que consideren oportunas pero únicamente hasta el 7º día anterior a la fecha prevista para la Junta. Los administradores estarán obligados a facilitar la información por escrito hasta el día de la celebración de la Junta General. A su vez y durante la celebración de la Junta, los accionistas podrán solicitar verbalmente las aclaraciones o informaciones que consideren convenientes de los asuntos comprendidos en el orden del día, estando los administradores obligados a proporcionarla ( ya sea en la Junta o en los siete días posteriores a la misma) salvo que esa información sea innecesaria para la tutela de los derechos del socio, o existan razones objetivas para considerar que podría utilizarse para fines extrasociales o que su publicidad perjudique a la sociedad o a las sociedades vinculadas. No obstante lo anterior, y al igual que en las S.L., los administradores no podrán negarse a facilitar la información solicitada cuando la petición provenga de socios que representen al menos el 25% del capital social.

e) Posibilidad de solicitud de presencia Notarial: El Órgano de Administración podrá requerir la presencia de notario voluntariamente cuando lo considere oportuno, y estará obligado a hacerlo siempre que, con al menos 5 días de antelación al previsto para la celebración de la Junta, lo soliciten socios que representen al menos el 1% del capital social en las S.A. o el 5% en caso de S.L. Esta opción es especialmente recomendable cuando interesa dejar constancia de todo lo que acontece en la Junta, ya sea porque los socios no están bien avenidos, ya porque preveamos que, por los motivos que sean, va a ser una Junta especialmente conflictiva. Los honorarios notariales serán a cargo de la Sociedad.

f) De la Lista de Asistentes y del quórum de asistencia mínimo: Al inicio de la Junta y antes de entrar en el orden del día, el Órgano de Administración formará la lista de los asistentes, debiendo hacer constar expresamente el carácter o representación de cada uno y el número de participaciones o de acciones propias o ajenas con que concurran. Por lo tanto, será imprescindible que el Órgano de Administración compruebe que las representaciones sean válidas, esto es, que se hayan otorgado respetando los requisitos legales y estatutarios fijados al efecto.

Una vez confeccionada la lista de asistentes, el Órgano de Administración deberá verificar que existe quórum suficiente para la celebración de la Junta. A diferencia de las Sociedades Limitadas que la Ley no establece un quórum de asistencia mínimo, en las Sociedades Anónimas el quórum de asistencia mínima será del 25% del capital Social en primera convocatoria y cualquiera que sea el capital asistente en segunda convocatoria. Todo ello, partiendo de la base que los Estatutos no establezcan un quórum superior, o que se vayan a tratar otros asuntos, además del de la aprobación de las cuentas, para los cuales la ley exija un quórum de constitución reforzado.

g) Mayoría requerida para la aprobación de las cuentas anuales: En las S.L. los acuerdos sociales se adoptarán por mayoría de los votos válidamente emitidos (es decir, más votos a favor que en contra) siempre que representen, como mínimo, 1/3 del capital social (no se computarán los votos en blanco). En las S.A. los acuerdos sociales se adoptarán por mayoría simple de los votos de los accionistas presentes o representados en la Junta, entendiéndose adoptado un acuerdo cuando obtenga más votos a favor que en contra del capital presente o representado.

Por lo tanto, es importante que el órgano de Administración haga constar expresamente en el Acta los votos a favor, en contra (y las posibles abstenciones) válidamente emitidos para la adopción de los diversos acuerdos, así como aquellos comentarios que los socios soliciten expresamente que consten en acta.

h) Del derecho de separación del socio o accionista por no reparto de dividendos: Conviene tener presente que este es el primer año en que entra en vigor el art. 348 bis de la LSC. En el mismo se establece que a partir del quinto ejercicio a contar desde la inscripción en el Registro Mercantil de la sociedad, en las sociedades anónimas no cotizadas y en las sociedades limitadas, los socios que hubieran votado a favor de la distribución de los beneficios sociales tendrán derecho de separación en el caso de que la Junta General no acordara la distribución como dividendo de, al menos, un tercio de los beneficios propios de la explotación del objeto social (es decir, sobre los beneficios obtenidos en la actividad normal de la empresa). El plazo para el ejercicio del derecho de separación será de un mes a contar desde la fecha en que se hubiera celebrado la junta general ordinaria de socios.

i) Trámites a realizar tras la celebración de la Junta General y aprobación de Cuentas Anuales: En primer lugar, se debe redactar el acta de Junta correspondiente que deberán firmar todos los socios asistentes a la reunión, incluyendo el Presidente y Secretario de la misma. Posteriormente, el Órgano de Administración deberá expedir el correspondiente certificado y presentarlo, junto con el resto de documentación relativa a las cuentas anuales, en el Registro Mercantil, en el plazo máximo de 1 mes desde la celebración de la Junta.  En el supuesto de haberse tratado también otros asuntos diversos al de la aprobación de las cuentas anuales, se les deberá dar a éstos, de manera independiente, el trámite pertinente atendiendo a la naturaleza de los mismos.

Como siempre estaremos a su disposición para ampliar la información que precise, y realizar los trámites preceptivos que soliciten.

Aprovechamos la ocasión para saludarle cordialmente.

Atentamente,

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