08

MAY
2014

FAQ Especial Junta Ordinaria para la aprobación de cuentas anuales: las 20 preguntas mas frecuentes

Teniendo en cuenta que el verano se acerca y que, por tanto, antes de irnos de vacaciones la mayoría de las empresas deberán haber formulado, aprobado y depositado las cuentas anuales en el Registro Mercantil, a continuación hacemos un breve resumen de las preguntas más frecuentes o dudas más habituales que pueden surgirles en relación a la aprobación de las cuentas anuales:

1.-  ¿Qué es la formulación de las cuentas anuales? Es la preparación de la documentación relativa a las cuentas sociales (donde se determina el resultado del ejercicio social cerrado y la propuesta de distribución del mismo) que, posteriormente, se presenta a la Junta para su aprobación.

2. ¿Quién debe formular las cuentas anuales de una Sociedad? El órgano de Administración de la Compañía. En el supuesto que una Sociedad tenga Consejo de Administración, la formulación de las cuentas corresponderá a dicho Consejo, no siendo posible la delegación de esta función en un Consejero Delegado (en caso que la sociedad hubiese nombrado alguno). 

3.- ¿Cuál es el plazo para realizar dicha formulación? La ley establece un plazo máximo de 3 meses desde la fecha de cierre del ejercicio social.

4.- ¿Y el plazo legal para aprobar las cuentas anuales? El plazo máximo es de 6 meses desde la fecha de cierre del ejercicio social.

5.- ¿Quién debe aprobar las cuentas anuales? La Junta General de Socios o de Accionistas (según nos encontremos ante una S.L. o una S.A).

6.- ¿Existe un plazo para presentar las cuentas anuales en el Registro Mercantil? Sí, deberán presentarse dentro del mes siguiente a su aprobación por la Junta General.

(Por ejemplo, si una Sociedad cierra su ejercicio social a 31 de diciembre –que es lo más habitual-, el plazo máximo para formular las cuentas anuales será el 31 de marzo; el de aprobación de las mismas, el 30 de junio; y el de su presentación  en el Registro Mercantil, el 30 de julio).

7.- ¿Cuándo conviene convocar la Junta para aprobar las cuentas? Salvo que estemos totalmente seguros que la Junta vaya a ser Universal (esto es, que vaya asistir el 100% del capital social, ya sea personalmente o debidamente representado) y que los asistentes decidan por unanimidad celebrar la Junta con dicho carácter Universal, la Junta deberá convocarse siempre obligatoriamente. Por tanto, en caso de duda sobre la posible asistencia de algún socio o accionista, y/o en caso que no exista buena relación entre los mismos, aconsejamos siempre convocar la Junta para evitar problemas y asegurarnos que la constitución de la Junta sea válida.

8.- ¿Quién debe convocar la Junta General? El Órgano de Administración de la Sociedad.

9.- ¿Cuál es el contenido mínimo que debe tener la convocatoria? La convocatoria de la Junta debe realizarse de conformidad a los requisitos establecidos en la ley y en los Estatutos de la Sociedad. Entre otros, deberán constar en dicha convocatoria los siguientes puntos: nombre de la Sociedad, fecha y hora de la Junta, orden del día, cargo de la persona/s que convocan la Junta, así como se deberá hacer constar expresamente, el derecho que asiste a cualquier socio, a partir de dicha convocatoria, a obtener de la Sociedad, de forma inmediata y gratuita, los documentos que han de ser sometidos a la aprobación de la Junta (en este caso concreto, los documentos comprensivos de las cuentas anuales incluidos, en su caso, el informe de gestión y de auditoría).

Por tanto, es muy importante verificar que la convocatoria cumpla con todos  los requisitos legales y estatutarios previstos, ya que, en caso contrario, ésta será nula, comportando así, la nulidad de la Junta y de los acuerdos adoptados en la misma

A su vez, deberemos también comprobar que antes de convocar la Junta, tengamos preparados todos los documentos relativos a las cuentas anuales que habrán de ser sometidos a su aprobación, dado que cualquier socio está facultado para solicitarlos.

10.-  ¿Cómo se debe enviar o publicar dicha convocatoria? Si la Sociedad tiene página web, mediante anuncio publicado en la misma siempre que la web conste debidamente inscrita en el Registro Mercantil. En caso contrario, mediante anuncio publicado en el Boletín Oficial del Registro Mercantil y en uno de los diarios de mayor circulación en el municipio donde se encuentre el domicilio social. No obstante lo anterior, los Estatutos de la Sociedad (ya sea S.L o S.A) podrán sustituir estos sistemas por la comunicación individual y escrita de dicha convocatoria (a través de mecanismos que aseguren la correcta recepción) a todos los socios de la Compañía, por ejemplo, a través de burofax o carta certificada con acuse de recibo.

11. ¿Qué plazo mínimo debe existir entre la fecha de publicación del anuncio  de convocatoria y el día previsto para la Junta? 1 mes para las S.A, y 15 días para las S.L. Dicho plazo empezará a computarse desde el día siguiente a la publicación de la convocatoria en la página web de la Sociedad o desde la publicación del último anuncio en el diario o BORME. En caso de convocatoria individual a cada socio, el plazo se computará a partir de la fecha en que se hubiese remitido el anuncio de convocatoria al último de los socios.

12. ¿Se podrá tratar en dicha Junta General otros asuntos además de la aprobación de las cuentas anuales? Sí, se podrán tratar más asuntos siempre y cuando los mismos hayan sido debidamente incluidos en el Orden del Día de la convocatoria. En caso que los socios decidan expresamente que la Junta se celebre con carácter Universal, se podrán tratar todos los asuntos que éstos deseen.

13.- ¿Interesa expresamente que en la celebración de dicha Junta se trate algún otro tema además de la aprobación de las cuentas anuales? Sí, otro asunto estrechamente ligado a las cuentas anuales y a menudo el gran olvidado: la aprobación (si procede), de la gestión del Órgano de Administración de la Sociedad. Evidentemente, deberá incluirse dicho punto en el Orden del Día de la convocatoria en caso que desee tratarse en la Junta.

14. ¿Quién puede solicitar complemento de convocatoria? Aquéllos accionistas que representen al menos el 5% del capital social podrán solicitar, dentro de los 5 días siguientes a la publicación de la convocatoria, un complemento a la misma incluyendo más puntos a tratar en la Junta General. Dicho complemento deberá publicarse con 15 días de antelación a la fecha fijada para ésta, ya que en caso contrario, será causa de nulidad de la reunión. Se trata únicamente de un  derecho que la ley de Sociedades de Capital reconoce para las S.A.

15.- ¿Dónde se deberá celebrar la Junta? Salvo que la Junta sea universal (que se podrá celebrar donde deseen los socios), la Junta deberá celebrarse dentro del municipio donde la Compañía tenga su domicilio social.

(Por ejemplo, si una sociedad tiene su domicilio social en Barcelona y decide hacer la Junta en Gavá sin que sea Universal, dicha Junta será nula).

16. ¿Tienen los socios de las Sociedades Limitadas derecho a examinar algún otro documento adicional? Sí, de conformidad a la ley y salvo disposición contraria en los Estatutos, los socios que representen al menos el 5% del capital de la Sociedad de Responsabilidad Limitada, podrán examinar en el domicilio social, por sí solos o con un experto contable, los documentos que sirvan de soporte y de antecedente de las cuentas anuales.

A diferencia del derecho de complemento de convocatoria aplicable sólo a los socios de Sociedades Anónimas, éste se trata de un derecho que la ley reconoce únicamente para los socios de Sociedades de Responsabilidad Limitada.

17.- ¿Qué es el derecho de información que asiste a los socios?

Recuérdese que todos los socios y accionistas tienen derecho a solicitar a los administradores de la Compañía la información que consideren oportuna sobre los asuntos comprendidos en el orden del día (en el caso de las S.A, los accionistas podrán solicitar dicha información hasta el 7º día anterior a la fecha prevista para la Junta). Los administradores estarán obligados a facilitarla salvo que consideren que con dicha difusión pueda perjudicarse el interés social. No obstante lo anterior, no podrán negarse a facilitar la información solicitada cuando la petición provenga de  socios o accionistas que representen, al menos, el 25% del capital social. 

18. ¿Puede solicitarse la presencia de un notario en la Junta General? Sí, los administradores podrán requerir la presencia de notario voluntariamente cuando lo consideren oportuno, y estarán obligados a hacerlo siempre que, con al menos 5 días de antelación al previsto para la celebración de la Junta, lo soliciten socios que representen al menos el 1% del capital social en las S.A o el 5% en caso de S.L.

Esta opción es especialmente recomendable cuando interesa dejar constancia de todo lo que acontece en la Junta, ya sea porque los socios no están bien avenidos, ya porque preveamos que, por los motivos que sea, va a ser una Junta especialmente conflictiva.

Los honorarios notariales serán a cargo de la Sociedad.

19.- ¿Puede nombrarse un auditor de cuentas aunque la Sociedad no esté obligada a auditarse? Sí, antes de la finalización del ejercicio social, la Sociedad o su Órgano de Administración podrá nombrar voluntariamente Auditor de cuentas e inscribirlo en el Registro Mercantil. En caso que no esté nombrado e inscrito en el Registro, la ley reconoce el derecho de la minoría a que, dentro de los tres meses siguientes al cierre del ejercicio,  pueda solicitar al Registro Mercantil el nombramiento de un auditor de cuentas para ese ejercicio, siempre con cargo a la Sociedad.

20. ¿Qué se debe hacer una vez aprobadas las cuentas anuales?

En primer lugar, redactar el acta de Junta correspondiente, transcribirla al libro Oficial de Actas de la Sociedad y firmarla por todos los socios asistentes a la reunión, incluyendo el Presidente y Secretario de la misma. Posteriormente, el Órgano de Administración deberá expedir el correspondiente certificado y presentar éste, conjuntamente con el resto de documentación relativa a las cuentas anuales (entre otra, el Balance, Cuenta de Pérdidas y Ganancias, estado de cambios en el Patrimonio Neto, Memoria, y estado de Flujos de Efectivo, etc.) en el Registro Mercantil hasta que quede depositada correctamente.  

En conclusión, una correcta planificación de la Junta es esencial para asegurarse la válida constitución de la misma, así como, en su caso, de los acuerdos que en ésta se adopten. Como siempre, en ESTUDI JURÍDIC SÁNCHEZ & DE CANALS estamos a su entera disposición para resolver las posibles dudas que puedan surgirles al respecto.  

Publicado por Anna Vázquez Vargas 

Comentarios

  1. Salvador:

    Que se puede hacer si la Empresa facilita las cuentas anuales y el informe de auditoría solo un día antes de celebrarse la Junta General Ordinaria para la aprobación de cuentas.

  2. estudijuridic:

    Buenos días Salvador, ante todo muchas gracias por leernos. Respondo a tu consulta:

    Por lo que explicas, cabría claramente la posibilidad de que exista vulneración del derecho de información que asiste a todo socio, que llevaría a la nulidad de los acuerdos adoptados (entendiéndose que aunque es cierto que la Sociedad ha facilitado todos los documentos que han de ser sometidos a la aprobación de la Junta, al haber facilitado los mismos únicamente el día antes de su celebración, no puede entenderse que haya cumplido con la previsión legalmente impuesta).

    No obstante lo anterior, debería estudiarse el caso concreto con objeto de verificar que realmente se dan los requisitos necesarios para impugnar los acuerdos adoptados y que éstos fuesen declarados nulos.

    En caso de cualquier consulta o aclaración, no dudes en ponerte en contacto con este despacho. Cordialmente,

  3. Yomismo:

    Buenas tardes.
    Soy socio de una Sociedad Limitada con un 25% de las acciones. El administrador de la sociedad convocó la Junta Ordinaria en Abril y se negó a entregarme las cuentas para su estudio antes de aprobarlas. A día de hoy no las han presentado en el registro mercantil y a pesar de solicitarlas debidamente (mediante burofax), siguen negándose a dármelas. En la última junta de accionistas que se celebró en septiembre, aprobaron las cuentas anuales y sigo sin tenerlas.
    Sé que tengo que impuganar dicha junta de accionistas pero ¿hay posibilidad de actuar contra el administrador? ¿Puede recaer sobre él algún tipo de responsabilidad?
    Muchas gracias

  4. juan aranda olmo:

    Buenas tardes con un 1 % de una sociedasd anonima se puede asistir acompanado de notario a la junta y si no se presentan las cuentas anuales con el 1% se puede solicirar una auditoria en registro mercantil del 1 a 31 de marzo
    Saludos

  5. Manolo:

    Hola:
    Soy Manolo un socio de una Cooperativa de Enseñanza.Resulta que nos han dado unas cuentas para aprobar sin firmar ni por el Consejo Rector ni por el auditor.A eso hay que sumar que hemos descubierto que el auditor lo tenía firmado desde hace más de un mes y no nos contestan al correo.Pueden hacerlo?
    Muchas gracias anticipadas.

  6. estudijuridic:

    Gracias por leernos. No deben hacerlo y Ud tiene el derecho a exigir que dichas cuentas se les entreguen firmadas, pues sus derechos de socio incluyen, entre otros, el derecho a la información veraz sobre la contabilidad social, sobre la que Ud. debe emitir su voto. Exija los documentos firmados y, si no, impugne la junta. Cordialmente,

  7. CAROLINA:

    Buenas noches : Soy socia de una S.L. con un 40 % de las participaciones.Tengo sospechas de que el Administrador Único de la Sociedad, y socio del 60 % de las participaciones, ha constituido una S.L. con la misma actividad que la nuestra. Mi pregunta es : ¿ Cómo debo actuar en la Junta que próximamente se celebrará para la aprobación de las Cuentas Anuales ?. ¿ Debe figurar en la Orden del Día de la Junta ?. ¿ Se podría considerar competencia desleal, si consideramos que para el desarrollo de su actividad esté utilizando nuestras instalaciones ?. Un Saludo y Muchas Gracias por anticipado.

  8. estudijuridic:

    Buenos días Caralonia,

    En primer lugar gracias por leer nuestro blog. Ten en cuenta que, de conformidad a la Ley de Sociedades de Capital, un administrador no podrá competir con la Sociedad, esto es, no podrá dedicarse al mismo o análogo objeto social, salvo que haya obtenido expresamente y por separado la dispensa para hacerlo por parte de la Junta. Dicha obligación de no competir con la sociedad sólo podrá ser objeto de dispensa en el supuesto de que no quepa esperar daño para la sociedad o el que quepa esperar se vea compensado por los beneficios que prevén obtenerse de la dispensa. La ley también prevé que, a instancia de cualquier socio, la Junta General resolverá sobre el cese del administrador que desarrolle actividades competitivas cuando el riesgo de perjuicio para la sociedad haya devenido relevante. Si, además, por lo que explicas, para el desarrollo de esta actividad el Administrador está utilizando vuestras instalaciones, a priori, sí que cabría pensar que estemos ante competencia desleal. Por lo tanto, siendo un tema tan delicado, te recomendamos que solicites directamente cita con un abogado, llevando toda la documentación de la que dispongas antes de la celebración de la Junta y, de esta manera, se prepare bien la estrategia a seguir en dicha Junta y con posterioridad a la misma. Recuerda que en nuestro despacho estamos a tu entera disposición en caso que desees contratar nuestros servicios para asistirte en este tema. Saludos

  9. Sonia:

    bUENOS DÍAS,

    Tenemos una SL, que a dia de hoy todavia no ha convocado junta general para aprobacion de cuentas. ¿Que podria ocurrir? ¿Podria convocarte ya con el plazo mimino hasta 30 de junio como aprobacion de cuentas Muchas gracias,

  10. estudijuridic:

    Buenos días Sonia,

    En primer lugar, gracias por leer nuestros blog. Informarte que si la fecha de cierre del ejercicio social es el 31 de diciembre, la ley informa que la Junta deberá reunirse para aprobar las cuentas dentro de los 6 meses siguientes al cierre, esto es, 30 de junio. Por lo tanto, el Órgano de Administración debería haber convocado la Junta con la antelación suficiente (en caso de S.L. mínimo 15 días desde la convocatoria hasta la fecha de celebración de la Junta), salvo que la Junta se vaya a celebrar con carácter universal, en cuyo caso no será necesario la convocatoria.

    No obstante lo anterior, puede darse el caso que si la Junta finalmente no vaya a ser Universal y al Administrador se le haya pasado el plazo legal señalado anteriormente para convocarla, la convoque fuera de este plazo: lo más importante es que finalmente se celebre la Junta para aprobar las cuentas, se depositen en el Registro Mercantil antes de producirse el cierre registral de la hoja de la Sociedad y que, de dicha actuación de “falta de diligencia” del Órgano de Administración, no se deriven daños y perjuicios para la Sociedad.

    Por otro lado, y en caso de falta de convocatoria o celebración de la Junta a instancia del Órgano de Administración, téngase en consideración que los administradores deberán convocar la cuando lo soliciten uno o varios socios que representen, como mínimo, el 5% del capital social, y además si la Junta general Ordinaria no fuera convocada dentro del plazo legal o estatutario previsto, se podrá pedir la correspondiente convocatoria judicial por el juez de lo mercantil del domicilio social.

    Saludos cordiales

  11. INMA:

    Buenas tardes, se ha celebrado la junta general de mi empresa y tengo que mandar copia del acta firmada a los socios ¿qué plazo tengo para hacerlo? ¿hay que hacerlo con burofax o basta con carta certificada.
    Muchas gracias y saludos

  12. estudijuridic:

    Gracias por leernos. Si el acta ya se firmó el día de la junta, no hay obligación legal de mandarla a los socios, a no ser que Ud se comprometiera a ello. Por tanto no hay más plazo que el que Ud. pactara.
    Para enviarlo, si quiere que quede plena constancia y fehaciencia de que la ha mandado, hágalo por burofax, sin duda.
    Cordialmente

  13. Emilio:

    Buenas y gracias por este magnifico aporte
    Me comentan que ahora las juntas hay que celebrarlas con caracter trimestral
    ¿Que de cierto hay en ello y si es así, es con caracter obligatorio o no?
    Una vez más, gracias

  14. estudijuridic:

    Gracias por leernos. No es exactamente así, lo que se debe celebrar trimestralmente son las reuniones del Consejo de Administración, no de la Junta de socios.
    Cordialmente

  15. PILAR:

    Hola soy administrado, socia con un 50% de participacionesy trabajadora de una SL, las otras 2 socias tienen cada una el 25%, celebramos la junta y no aprobaron las acuentas y no las quieren aprobar en las sucesivas,.. que problemas puedo tener como administradora si tengo el documento del notario donde se especifica que no se aprueban las cuentas por los otros socios? puedo presentar yo las cuentas igualmente o tienen que ser aprobadas por la totalidad de socios? puede haber sanciones en el registro mercantil por no presentar las cuentas por que en junta los socios no las aprobaron?

  16. estudijuridic:

    Buenas tardes Pilar,

    En primer lugar gracias por leer nuestro blog. Para poder aprobar las cuentas anuales es necesario que las mismas sean aprobadas por la mayoría del capital social, por lo que en tu caso, al haber votado en contra el 50% no podrán aprobarse. No obstante, al constar este hecho fehacientemente (a través de notario), se puede demostrar que la no aprobación en plazo de las cuentas no se debe a la falta de diligencia del administrador (por ejemplo, por la falta de formulación), sino por la voluntad de los socios.
    Tenga en cuenta que la falta de depósito de las cuentas anuales conlleva el cierre de la hoja registral de la Sociedad al finalizar el ejercicio, por lo que no se podrá inscribir ningún acuerdo de la Compañía (salvo contadas excepciones), además de posibles sanciones impuestas al efecto por el Instituto de Contabilidad y Auditoría de Cuentas. Por este motivo, y con objeto de evitar este cierre registral y actuar con la diligencia que le es debida por su cargo de Administradora (evitando también que le puedan exigir cualquier tipo de responsabilidad al efecto), deberá presentar en el Registro dentro del plazo legalmente conferido al efecto, el correspondiente certificado donde se indique que las cuentas no se han aprobado como consecuencia del voto en contra del 50% del capital social.
    Por otro lado, le recomendamos que vuelva a formular las cuentas y someterlas de nuevo a la aprobación de la Junta. Si el resto de socias persisten en su postura de no aprobar las cuentas sin motivo aparente, así como, ningún otro acuerdo, cabe la posibilidad de solicitar la disolución de la Compañía por bloqueo de sus órganos sociales. En dicho caso, deberá convocar la Junta con objeto de disolver la Sociedad y evitar, de esta manera, que le puedan exigir cualquier tipo de responsabilidad en calidad de administradora (especialmente si la Sociedad dejase de atender sus obligaciones de pago). Cordialmente